การบ้านครั้งที่ 3 เรื่อง การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

1.ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิคส์  แบ่งได้กี่วิธี อะไรบ้าง                

การประมวลผลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์  (Electronic Data Processing : EDP) หมายถึงการนำ

คอมพิวเตอร์มาใช้ในการประมวลผล ส่วนใหญ่มักจะใช้ กับข้อมูลที่มีปริมาณมาก ต้องการความถูกต้อง

รวดเร็ว รวมทั้งงานที่มีการประมวลผลที่ี่ยุ่งยากซับซ้อน  การนำเอาคอมพิวเตอร์ซึ่งประกอบไปด้วย

อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากมาย มาใช้ในการประมวลผลข้อมูลกำลังเป็นที่นิยมและได้รับความ

เชื่อถืออย่างมากในปัจจุบันชึ่งเราอาจเรียกการประมวลผลโดยใช้คอมพิวเตอร์นี้ว่า การประมวลผลข้อมูล

แบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing: EDP) เนื่องจากคอมพิวเตอร์สามารถประมวลผล

ข้อมูลจำนวนมาก และให้ผลลัพธ์อย่างรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ ซึ่งนับเป็นปัจจัยสำคัญในการดำเนิน

ธุรกิจและระบบงานที่ต้องอาศัยข้อมูลในการวิเคราะห์ อ้างอิง และตัดสินใจ รวมทั้งโปรแกรมระบบงาน

ต่างๆ ก็ได้รับการพัฒนาเพื่อรองรับการประมวลผลจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิคส์  แบ่งได้ 3 วิธีดังนี้

                                           

1. ขั้นการเตรียมข้อมูล

ขั้นเตรียมข้อมูล(Input) เป็นการจัดเตรียมข้อมูลที่รวบรวมมาแล้วให้อยู่ในลักษณะที่สะดวกต่อการ

ประมวลผล แบ่งเป็นขั้นตอนย่อย ๆ ดังนี้

 1.1 การลงรหัส

  

1.2 การตรวจสอบ

 1.3 การจำแนก

 1.4 การบันทึกข้อมูลลงสื่อ 

2.  ขั้นตอนการประมวลผล

 คือ เป็นการนำเอาโปรแกรมที่เขียนขึ้น  มาใช้เพื่อประมวลผลข้อมูลที่ได้เตรียมไว้และข้อมูลยังคงเก็บ

อยู่ในคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นวิธีการผลิตสารสนเทศต่างๆ เช่น

 2.1 การคำนวณ

 2.2 การเรียงลำดับข้อมูล

  

2.3 การสรุป

 2.4 การเปรียบเทียบ

3. ขั้นตอนการแสดงผลลัพธ์

เป็นขั้นตอนการเผยแพร่สารสนเทศให้กับผู้ใช้ในรูปแบบต่างๆ  อาจอยู่ในรูปแบบเอกสาร รายงาน การนำ

เสนอบนจอภาพ โดยการใช้คอมพิวเตอร์ เป็นต้น    

2.จงเรียงลำดับโครงสร้างข้อมูลจากขนาดเล็กไปใหญ่ พร้อมอธิบายความหมายของโครงสร้างข้อมูลแต่ละแบบ

                               

ในการจัดการข้อมูลจะมีการแบ่งข้อมูลออกเป็นลำดับชั้นเพื่อง่ายต่อการเรียกใช้และประมวลผล ลำดับ

ชั้นข้อมูลพื้นฐานที่ควรทราบมีดังต่อไปนี้

บิต (Bit = Binary Digit)
  

   เป็นลำดับชั้นของหน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุด ดังที่ทราบกันดีแล้วว่าข้อมูลที่จะทำงานร่วมกับคอมพิวเตอร์

ได้นั้น จะต้องเอามาแปลงให้อยู่ในรูปของเลขฐานสองเสียก่อนคอมพิวเตอร์จึงจะเข้าใจและทำงานตาม

ที่ต้องการได้ เมื่อแปลงแล้วจะได้ตัวเลขแทนสถานะเปิดและปิด ของสัญญาณไฟฟ้าที่เรียกว่า บิต เพียง 

2 ค่าเท่านั้นคือ บิต 0 และบิต 1

ไบต์ (Byte)
  

   เมื่อนำบิตมารวมกันหลายๆบิต จะได้หน่วยข้อมูลกลุ่มใหม่ที่เรียกว่า ไบต์ (Byte) ซึ่งจำนวนของบิตที่

ได้นั้นแต่ละกลุ่มอาจมีมากหรือน้อยบ้าง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดของรหัสที่ใช้เก็บ แต่โดยปกติกับการใช้งาน

ในรหัสแอสกีทั่วไปจะได้กลุ่มของบิต 8 บิตด้วยกัน ซึ่งนิยมมาแทนเป็นรหัสของตัวอักษร บางครั้งจึงนิยม

เรียกข้อมูล 1 ไบต์ว่าเป็น 1 ตัวอักษร

ฟีลด์ หรือเขตของข้อมูล (Field) 
     

ประกอบด้วยกลุ่มของตัวอักษรหรือไบต์ตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปมาประกอบกันเป็นหน่วยข้อมูลที่ใหญ่ขึ้นแล้ว

แสดงลักษณะหรือความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ยกตัวอย่างเขตข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน เช่น รหัส

พนักงาน ชื่อ นามสกุล เงินเดือน ตำแหน่ง

เรคคอร์ด (Record)
    

 เป็นกลุ่มของเขตข้อมูลหรือฟีลด์ที่มีความสัมพันธ์กัน และนำมาจัดเก็บรวมกันเป็นหน่วยใหม่ที่ใหญ่ขึ้น

เพียงหน่วยเดียว ปกติในการจัดการข้อมูลใดมักประกอบด้วยเรคคอร์ด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของข้อมูล

เป็นหลัก

ไฟล์ หรือแฟ้มตารางข้อมูล (File)
    

 ไฟล์ หรือแฟ้มข้อมูล เป็นการนำเอาข้อมูลทั้งหมดหลายๆเรคคอร์ดที่ต้องการจัดเก็บมาเรียงอยู่ในรูแปบ

ของแฟ้มตารางข้อมูลเดียวกัน เช่น แฟ้มตารางข้อมูลเกี่ยวกับคะแนนนักศึกษาวิชาเทคโนโลยี

สารสนเทศ อาจประกอบด้วยเรคคอร์ดของนักศึกษาหลายๆคนที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับ รหัสนักศึกษา ชื่อ 

นามสกุล และคะแนนที่ได้ 

3.หากนำเอาระบบฐานข้อมูลมาใช้ในหน่วยงานที่นักศึกษาทำงานอยู่ สามารถมีแฟ้มข้อมูลใดบ้าง และระบบฐานข้อมูลนั้นมีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร

ใช้ระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database)

เป็นการเก็บข้อมูลในรูปแบบที่เป็นตาราง (Table) หรือเรียกว่า รีเลชั่น (Relation) มีลักษณะเป็น 2 มิติ 

คือเป็นแถว (row) และเป็นคอลัมน์ (column) การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตาราง จะเชื่อมโยงโดยใช้

แอททริบิวต์ (attribute) หรือคอลัมน์ที่เหมือนกันทั้งสองตารางเป็นตัวเชื่อมโยงข้อมูล ฐานข้อมูลเชิง

สัมพันธ์นี้จะเป็นรูปแบบของฐานข้อมูลที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ดังตัวอย่าง

พนักงานของบริษัทวิชัยศักดิ์ค้าสากลที่ข้าพเจ้าทำงานอยู่

รหัสพนักงาน	ชื่อพนักงาน	ที่อยู่	เงินเดือน	รหัสแผนก
12501535 12534568 12503452 12356892 15689730	นายสมพงศ์ นายมนตรี นายเอก นายบรรทัด นายราชัน	ระยอง ระยอง ระยอง ระยอง ระยอง	12000 12500 13500 11500 12000	VO VN VO VD VA

จากการจัดเก็บข้อมูลรวมเป็นฐานข้อมูลจะก่อให้เกิดประโยชน์ดังนี้

1. สามารถลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้

การเก็บข้อมูลชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่ ทำให้เกิดความซ้ำซ้อน (Redundancy) ดังนั้นการนำข้อมูลมารวมเก็บไว้ในฐานข้อมูล จะชาวยลดปัญหาการเกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้ โดยระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS) จะช่วยควบคุมความซ้ำซ้อนได้ เนื่องจากระบบจัดการฐานข้อมูลจะทราบได้ตลอดเวลาว่ามีข้อมูลซ้ำซ้อนกันอยู่ที่ใดบ้าง

2. หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลได้

หากมีการเก็บข้อมูลชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่และมีการปรับปรุงข้อมูลเดียวกันนี้ แต่ปรับปรุงไม่ครบทุกที่ที่มีข้อมูลเก็บอยู่ก็จะทำให้เกิดปัญหาข้อมูลชนิดเดียวกัน อาจมีค่าไม่เหมือนกันในแต่ละที่ที่เก็บข้อมูลอยู่ จึงก่อใให้เกิดความขัดแย้งของข้อมูลขึ้น (Inconsistency)

3. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

ฐานข้อมูลจะเป็นการจัดเก็บข้อมูลรวมไว้ด้วยกัน ดังนั้นหากผู้ใช้ต้องการใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลที่มาจากแฟ้มข้อมูลต่างๆ ก็จะทำได้โดยง่าย

4. สามารถรักษาความถูกต้องเชื่อถือได้ของข้อมูล

บางครั้งพบว่าการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลอาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น เช่น จากการที่ผู้ป้อนข้อมูลป้อนข้อมูลผิดพลาดคือป้อนจากตัวเลขหนึ่งไปเป็นอีกตัวเลขหนึ่ง โดยเฉพาะกรณีมีผู้ใช้หลายคนต้องใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลร่วมกัน หากผู้ใช้คนใดคนหนึ่งแก้ไขข้อมูลผิดพลาดก็ทำให้ผู้อื่นได้รับผลกระทบตามไปด้วย ในระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) จะสามารถใส่กฎเกณฑ์เพื่อควบคุมความผิดพลาดที่เกดขึ้น

5. สามารถกำหนดความป็นมาตรฐานเดียวกันของข้อมูลได้

การเก็บข้อมูลร่วมกันไว้ในฐานข้อมูลจะทำให้สามารถกำหนดมาตรฐานของข้อมูลได้รวมทั้งมาตรฐาน

ต่าง ๆ ในการจัดเก็บข้อมูลให้เป็นไปในลักษณะเดียวกันได้ เช่นการกำหนดรูปแบบการเขียนวันที่ ใน

ลักษณะ วัน/เดือน/ปี หรือ ปี/เดือน/วัน ทั้งนี้จะมีผู้ที่คอยบริหารฐานข้อมูลที่เราเรียกว่า ผู้บริหารฐาน

ข้อมูล (Database Administrator : DBA) เป็นผู้กำหนดมาตรฐานต่างๆ

6. สามารถกำหนดระบบความปลอดภัยของข้อมูลได้

ระบบความปลอดภัยในที่นี้ เป็นการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิมาใช้ หรือมาเห็นข้อมูลบางอย่างใน

ระบบ ผู้บริหารฐานข้อมูลจะสามารถกำหนดระดับการเรียกใช้ข้อมูลของผู้ใช้แต่ละคนได้ตามความเหมาะ

สม

7. เกิดความเป็นอิสระของข้อมูล

ในระบบฐานข้อมูลจะมีตัวจัดการฐานข้อมูลที่ทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมโยงกับฐานข้อมูล โปรแกรมต่าง ๆ 

อาจไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างข้อมูลทุกครั้ง ดังนั้นการแก้ไขข้อมูลบางครั้ง จึงอาจกระทำเฉพาะกับ

โปรแกรมที่เรียกใช้ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงเท่านั้น ส่วนโปรแกรมที่ไม่ได้เรียกใช้ข้อมูลดังกล่าว ก็จะเป็น

อิสระจากการเปลี่ยนแปลง

4.จงอธิบายความแตกต่างระหว่างการประมวลผลข้อมูลแบบแบทช์และแบบเรียลไทม์

วิธีการประมวลแบบแบทซ์ (Batch Processing) เป็นการประมวลผลโดยเก็บรวบรวมข้อมูลหรือ

คำสั่งไว้ปริมาณ หนึ่งแล้วจึงนำงานชุดหรือแบทซ์ นั้นส่งเข้าประมวลผลต่อไป วิธีการประมวลผล

แบบนี้มีใช้มาตั้งแต่คอมพิวเตอร์ยุคแรก การประมวลผลแบบแบทซ์พิจารณาได้ 2 ด้าน คือ ใน

ด้านของผู้ใช้เครื่องและในด้านของผู้มีหน้าที่ควบคุมเครื่อง

1.ในด้านผู้ใช้เครื่อง ผู้ใช้เครื่องหรือเจ้าของงานที่ต้องการประมวลผลทำการเก็บรวบรวมข้อมูล

ไว้เป็นชุดแล้วจึงส่งเข้า ประมวลผลโดยทั่วไปผู้ใช้ถือเครื่องเอาคาบเวลาเป็นตัวกำหนดการส่ง

งานเข้าเครื่อง

2.ในด้านของผู้ควบคุมเครื่อง ผู้ควบคุมเครื่องทำการรวบรวมงานที่ผู้ใช้ส่งมาเพื่อรอเข้าประมวล

ผลเป็นชุดแล้วจึงส่งเข้า ทำงานในเครื่องครั้งละชุด ศูนย์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีการกำหนดเวลา

ในการส่งเข้า เช่น ส่งเข้าทุก 2 ชั่วโมง ไม่ว่าจะเป็นการประมวลผลแบบแบทซ์ในด้านใดปัญหา

ของการทำงานที่เห็นได้ชัด คือ การประมวลผลแบบแบทซ์ต้อง ใช้เวลา แต่งานในปัจจุบัน

ต้องการผลที่เร่งด่วนและผู้บริหารต้องการรู้ข้อมูลที่ล่าสุด เพื่อใช้ในการตัดสินใจได้ทันต่อ 

สถานการณ์ การประมวลผลแบบแบทซ์จึงไม่สามารถ ช่วยงานในลักษณะที่ได้เต็มที่ ลักษณะงาน

ที่เหมาะสมกับการ ประมวลผลแบบแบทซ์ คือ

- งานที่มีข้อมูลส่งเข้าประมวลผลจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการรอเพื่อบันทึกข้อมูลลงสื่อข้อมูล

   คอมพิวเตอร์

- งานที่มีการปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลเป็นจำนวนมากต่อการประมวลผลแต่ละครั้ง เช่น การปรับปรุง

คะแนนสะสมของ นักศึกษาเมื่อสิ้นภาคการศึกษา ข้อมูลของนักศึกษาทุกคนจะถูกปรับปรุงใหม่

วิธีการประมวลระบบเรียล-ไทม์ (Real-time) เป็นระบบออนไลน์ ที่มีลักษณะคล้ายกับไทม์-แชริง 

แต่แตกต่างกันที่งานที่ประมวลผล เป็นงานเดียวมีผู้ร่วมใช้หลายคน เทอร์มินัลทุกจุดถูกควบคุม

ด้วยโปรแรกมเดียวกันเพื่อให้เครื่องสามารถติดต่อกับผู้ใช้ทุก คน จึงมีการแบ่งโปรแกรมเป็นชุด

ย่อย ๆ ในโปรแกรมชุดย่อยเหล่านี้ทำงานไปพ้อม ๆ กันได้

ระบบการประมวลแบบออน-ไลน์ เหมาะสมกับงานซึ่งมีลักษณะดังต่อไปนี้

- งานที่ไม่มีการปรับปรุงแฟ้มข้อมูลทั้งหมดในการประมวลผลแต่ละครั้ง แต่เป็นการปรับปรุงบาง

รายการเท่านั้น

- งานที่มีการแสดงผลจำนวนน้อย ไม่มีการพิมพ์รายงานขนาดใหญ่

- งานที่ต้องการความรวดเร็ว

การประมวลผลข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์นั้นสามารถจำแนกได้ 2 แบบใหญ่ ๆ คือ การประมวลผลแบบ

กลุ่ม (Batch Processing) และการประมวลผลแบบเชื่อมตรง (On-Line Processing)

การประมวลผลแบบกลุ่ม

การประมวลผลแบบกลุ่มเป็นการเก็บข้อมูลที่เกิดขึ้นในแต่ละครั้งรวมเข้าไว้ด้วยกันเป็นชุด ๆ หรือเป็น

จำนวนมากก่อน แล้วจึงทำการบันทึกข้อมูลดังกล่าวเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ในเวลาถัดมา เมื่อข้อมูล

ที่เก็บรวบรวมไว้ในระบบคอมพิวเตอร์มีปริมาณมากพอควรแล้วหรือเมื่อถึงกำหนดเวลาที่ได้มีการระบุไว้

แน่นอน (Fixed Intervals) จึงค่อยทำการประมวลผลหรือส่งเข้าไปทำการปรับปรุง/เปลี่ยนแปลงแฟ้ม

ข้อมูลที่เก็บไว้ในหน่วยความจำสำรอง

การประมวลผลแบบกลุ่มเป็นวิธีการประมวลผลที่ประหยัดค่าใช้จ่าย และเหมาะสำหรับงานที่ไม่

จำเป็นต้องประมวลผลในทันทีทันใดที่เกิดรายการข้อมูลขึ้น ตัวอย่างเช่น ระบบการรับ-จ่ายเงิน

เดือน ระบบการจัดทำใบเรียกเก็บเงิน เป็นต้น หากทว่าข้อจำกัดที่สำคัญของระบบการประมวลผล

แบบกลุ่ม คือ ข้อมูลหรือข่าวสารที่มีเก็บรวบรวมไว้อาจไม่เป็นปัจจุบัน

การประมวลผลแบบเชื่อมตรง

ในการประมวลผลแบบเชื่อมตรง ข้อมูลจะถูกส่งจากแหล่งกำเนิดในพื้นที่ต่าง ๆ ผ่านทางแผงแป้นอักขระ

ของเครื่องปลายทางไปยังหน่วยประมวลผลกลางในทันทีที่มีรายการข้อมูลเกิดขึ้น เพื่อนำข้อมูลดัง

กล่าวไปประมวลผลในหน่วยประมวลผลกลางหรือไปทำการปรับปรุง/เปลี่ยนปลงแฟ้มข้อมูลในหน่วย

ความจำสำรองโดยตรง

ข้อดีของการประมวลผลแบบเชื่อมตรง คือ

เนื่องจากข้อมูลที่เก็บบันทึกไว้ในระบบคอมพิวเตอร์จะเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ดังนั้น ผู้บริหารสามารถใช้

ประโยชน์จากข้อมูลในการวางแผนและการตัดสินใจได้ทันเวลาและมีประสิทธิภาพรวมทั้ง การประมวล

ผลแบบเชื่อมตรงจะเป็นการช่วยลดความผิดพลาดและความเสียหายในการเคลื่อนย้ายข้อมูลจากแหล่ง

กำเนิดข้อมูลไปยังหน่วยประมวลผลกลางได้ หากข้อจำกัดของการประมวลผลแบบเชื่อมตรง คือ ต้นทุน

หรือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการจัดทำระบบการประมวลผลแบบเชื่อมตรงค่อนข้างสูง